Elutasíthatják pályázatát, ha ezekre nem figyel!
Egy nyertes pályázat összeállítása elsőre egyszerűnek és könnyűnek tűnhet, de ha nem figyelünk oda az adott pályázatban foglalt szabályokra, az könnyen pályázatunk elutasításához vezethet. A novemberi pályázati dömping előtt érdemes átvenni, hogy melyek azok a gyakori hibák, melyek pályázatunk elutasításához vezethetnek. Ennek érdekében összeszedtük azokat a pontokat, melyek felett a vállalkozások általában el szoktak siklani, vagy éppen figyelmen kívül hagyják őket. Lássuk, melyek ezek a pontok.
1. Kitől és milyen formában? Az ajánlatokról röviden
A pályázatokhoz benyújtandó árajánlatoknak vannak formai követelményeik, amelyek ha nem kerülnek teljesítésre, akkor a pályázatot el is utasíthatják arra hivatkozva, hogy nincs megfelelően alátámasztva a költségtétel. A formai követelményeket a pályázati Felhívás is tartalmazza, ilyenkor érdemes egy olyan mintát használni, amely minden formai és tartalmi követelménynek megfelel és kérni az árajánlatadó cégeket, hogy azon minta alapján adják meg ajánlatukat. Ilyen minta dokumentumot kérhetünk akár pályázatírónktól is.
Az ajánlatadó cégekkel kapcsolatban alapelvárás, hogy az elmúlt évek gazdasági mutatói alapján is képes legyen megvalósítani az árajánlat tárgyát. Ilyenkor szükséges vizsgálni, hogy az ajánlatadó a tárgyhoz kapcsolódóan rendelkezik-e azon tevékenységi körrel, amiben nyújtja az ajánlatot.
Nagyobb árvolumenű ajánlatnál pedig célszerű figyelni az árajánlatadó cég eddigi árbevétel teljesítményeit (az elmúlt évek alapján). Azon árajánlatadók, amelyek túlvállalják magukat egy nagyobb árvolumenű ajánlattal, kockázatossá teszik a projektet és nem lesz egyértelmű a hatóság számára, hogy a megvalósítás biztosított, így elutasíthatják a pályázatot. Példával élve egy nagy értékű, 50 millió Ft-os eszköz beszerzésére nem szerencsés, ha egy 5-10 millió Ft-os árbevétellel rendelkező vállalkozás tesz ajánlatot.
További, ajánlatadó céggel kapcsolatos követelmény, hogy az ajánlatkérő és az ajánlatot adó vállalkozás székhely/telephelye nem egyezhet meg, valamint az ajánlatadó nem lehet induló vállalkozás.
Mindig egyeztessen pályázatírójával, hogy megfelelő tartalmi és formai árajánlatok kerüljenek benyújtásra pályázatához!
2. Hogyan tervezzünk költségvetést?
A pályázat során beszerzésre kerülő eszközök, szolgáltatások megfelelő helyre való besorolása a pályázati anyag megfelelő tervezése érdekében az egyik legfontosabb feladat – olyan esetekben, amikor a pályázati Felhívás a különböző tevékenységekre megállapít arányokat a projekt méretére vonatkozóan. Ilyen arány lehet például az infrastrukturális és ingatlan beruházás maximális mértéke (pl. legfeljebb 25%). Ha a tervezés során nem kerültek megfelelően besorolásra a költségek és a pályázat így kerül beküldésre, akkor fennáll a lehetőség, hogy a Felhívás által meghatározott belső arányok borulhatnak, ami elutasítást von maga után.
Példával élve, bizonyos eszközöknél gyakori kérdés, hogy az adott tétel eszközbeszerzésnek vagy infrastrukturális beruházásnak minősül-e (pl. porelszívó berendezés). Ebben az esetben mindig érdemes a Közreműködő Szervezet állásfoglalását kérni, hiszen ha tévesen eszközbeszerzésként kívánjuk elszámolni a tételt, pályázatunkat akár el is utasíthatják, ha az eszközt átsorolják infrastrukturális beruházás költségsorra és ezáltal átlépjük ennek a költségtételnek a maximális belső arányát.
Ugyanez a veszély áll fenn akkor is, ha olyan tételek kerülnek be a pályázatba, amelyek nem elszámolhatók, így csökken a projekt mérete és megváltozhatnak a belső arányok.
Mindig kérje ki pályázatírója véleményét a különböző költségtételekkel kapcsolatban!
3. Végrehajtási eljárás, mint kizáró ok?
Amennyiben a vállalkozás ellen a Nemzeti Adó- és Vámhivatal, illetve az elődszervezete az APEH által indított végrehajtási eljárás van folyamatban a támogatási kérelem benyújtásának időpontjában, akkor a vállalkozás pályázatát elutasítják. Ez általános, a többség által jól ismert szabály. Kevésbé ismert, hogy van lehetőség a NAV-nál részletfizetési kérelmet benyújtani adósságukhoz, aminek birtokában már beadhatóvá válik a pályázat.
Ezt annyiban egészítenénk ki, hogy nem csupán a pályázat beadásakor vizsgálható ez az elutasítási ok, hanem a pályázat benyújtása után is. Ugyanis, ha a benyújtás után az ellenőrzés pillanatában végrehajtási eljárás alatt áll a cég, akkor szintén elutasítással nézhet szembe a pályázó.
Mindig ellenőrizzük cégkivonatunkat és egyeztessünk pályázatírónkkal!
4. Saját tőke és jegyzett tőke aránya
A pályázatok összeállítása során számos vállalkozás megfeledkezik az egyik legfontosabb mérlegadat ellenőrzéséről, amely nem más, mint a saját tőke. Kivétel nélkül elmondható a pályázati felhívásokról, hogy a kizáró okok listáján az elsők között szerepel a saját tőkére vonatkozó kitételek.
Az egyik ilyen kitétel, hogy a vállalkozás saját tőkéje nem lehet negatív. E kitétel jellemzően a pályázni kívánó vállalkozások esetében nagyon ritkán áll fenn.
A másik kitétel, amelyen általában a pályázatok el szoktak csúszni, az magára a saját tőke és az alaptőke arányára vonatkozik. A szóban forgó arány a pályázati felhívásokban a következő formában kerül megfogalmazásra: „akinek, vagy amelynek a támogatási kérelem benyújtását megelőző jóváhagyott (közgyűlés, taggyűlés, illetve a tulajdonosok által jóváhagyott) legutolsó lezárt, teljes üzleti év éves beszámolója alapján a saját tőkéje a törzstőke (alaptőke) jogszabályban előírt legkisebb mértéke alá csökkent”.
Ez az jelenti, hogy a pályázni kívánó vállalkozás saját tőkéje nem lehet kisebb mértékű a korábbiakban meghatározott alap(törzs)tőkéjénél. Számos vállalkozás feledkezik meg e feltételről a pályázat összeállítása során. Ezért fontos, hogy a pályázat benyújtását megelőző évben a vállalkozás gondoskodjon arról, hogy ne csak az árbevétele és mérlegfőösszege feleljen meg a pályázati terveinek, hanem a saját tőke mértéke is.
Az alaptőkével kapcsolatosan fontos még megjegyezni, hogy az új Ptk. módosította a vállalkozások esetében a minimum értékhatárt, melyet legkésőbb 2017. március 15-ig kell megemelni azon vállalkozásoknak, melyek még eddig ezt nem tették meg. Ez az értékhatár gazdálkodási formánként eltérő. A Kft-k esetében 3 millió Ft, a Zrt-k számára 5 millió Ft, míg az Nyrt-k esetében 20 millió Ft minimális értékhatárban lett meghatározva az alaptőke mértéke.
Mérlegzáráskor mindig bizonyosodjon meg róla, hogy megfelel-e a fenti feltételnek vállalkozása!
5. Vállalkozása megugorja a lécet? Ponthatár és plusz pontszámok
A legtöbb pályázati Felhívás rendelkezik Tartalmi értékelési szempontokkal: egy (általában) 100 pontos skálán szerezhetnek a vállalkozások pontokat gazdasági mutatóik és egyéb adottságaik alapján. Az ilyen pályázatok esetében meghatározásra kerül egy minimum ponthatár, ami fölött támogatható egy projekt.
Amennyiben a vállalkozás nem ellenőrzi alaposan, hogy eléri-e a minimális ponthatárt, akkor fennáll a veszélye, hogy energiáját egy olyan projekt pályázati formába öntésére pocsékolja, amire amúgy elért pontjai alapján nem is jogosult. Vannak olyan szempontok, melyek adottak (pl. gazdasági mutatók, megvalósítás helyszíne stb.), és olyanok is, amelyek megléte esetén – alátámasztó dokumentumokkal – plusz pontok szerezhetők. Ilyenek például: akkreditált klasztertagság, korábbi nyertes K+F pályázat, beszállító tevékenység stb.
Ha azon szempontokat, amelyekért plusz pontok szerezhetők, nem kellő körültekintéssel támasztjuk elő, nem kapható plusz pont, holott ténylegesen igaz a szempont a pályázó cégre. Ilyenkor a magunk által számított pontjaink csökkennek és ha a határon mozgott a plusz pontokkal növelt eredményünk, akkor könnyen a minimumérték alá is kerülhet, így vonva maga után a pályázat elutasítását.
Például, a vállalkozás a gazdálkodási adatai alapján és beszállítói tevékenységével, átlépte a minimum 50 pontos jogosultsági korlátot és számításai szerint 54 ponttal rendelkezik. A pályázati anyag ellenőrzésekor a Közreműködő Szervezet nem találta megfelelően alátámasztottnak a beszállítói tevékenységet, amellyel a vállalkozás 5 pontot veszített és így a minimum ponthatár alá került, ezért pályázata elutasításra kerül.
Kérje meg pályázatíróját, hogy segítsen kiszámolni elért pontjait és mindig ellenőriztesse a plusz szempontokhoz tartozó alátámasztó dokumentumokat!
6. Meddig ér az a bizonyos takaró?
Általánosságban elmondható, hogy a pályázó cég akkora projektet tervezhet, amekkora a pályázat beadását megelőző év éves nettó árbevétele volt – vagy az ugyanezen év mérlegfőösszegének mértékéig. Ezek a korlátok pályázatonként változhatnak, azonban jelenleg csak a hitellel kombinált illetve a hitelprogramú pályázatoknál van lehetőség, hogy nagyobb projektet csináljanak a vállalkozások, mint amekkorára megelőző üzleti évük alapján képesek lennének. Fontos azonban, hogy amennyiben a pályázat nem tartalmaz ilyen kitételt, akkor is kockázatosnak ítélhetnek meg a bírálók egy olyan pályázót, aki például egy 300 millió Ft-os projekthez igényel támogatást úgy, hogy árbevétele csupán 20 millió Ft volt. Ebben az esetben felmerülhet, hogy valóban rendelkezésre fog-e állni a megfelelő saját forrás.
Mindig vizsgáljuk meg, hogy a pályázati felhívásban milyen korlátozó kitételek szerepelnek a projekt méretére vonatkozóan!
7. Mit jelent a „lezárt teljes üzleti év”?
A pályázati Felhívásban többször is előfordul gazdálkodási adatoknál, hogy a utolsó lezárt teljes üzleti év adataival van lehetőség pályázni. Teljes lezárt üzleti évnek számít, ha az adott vállalkozás a teljes naptári évben (365 napon át) működött. Egy januárban alapított vállalkozás hiába működött majdnem egész évben, az alapítás éve még nem számít teljes üzleti évnek.
Tehát ha egy 2014-ben alapított vállalkozás 2017. februárjában szeretne benyújtani pályázatot, akkor már a 2016-os gazdálkodási adatokat kell megadni?
- Amennyiben a vállalkozás rendelkezik 2016-os teljes üzleti évre vonatkozóan elfogadott beszámolóval (mérleg, eredménykimutatás, kiegészítő melléklet) és benyújtotta azt az Adóhatóság felé, akkor igen.
- Abban az esetben, ha nem rendelkezik 2016-os teljes üzleti évre vonatkozóan elfogadott beszámolóval, akkor a legutolsó teljes lezárt üzleti éve a 2015-ös amire vonatkozóan köteles adatokat szolgáltatni.
Lezárt teljes üzleti évre vonatkozó gazdálkodási adatok pályázatonként változhatnak, azonban a leggyakrabban az alábbiak megadása kötelező:
- nettó értékesítési árbevétel
- üzemi (üzleti) tevékenység eredménye
- adózás előtti eredmény
- mérlegfőösszeg
- saját tőke
- létszám
A legtöbb pályázatnál alapfeltétel, hogy 1 fő létszámmal rendelkezzen a pályázó cég. Az 1 fő létszámot szintén az utolsó lezárt teljes üzleti évre vonatkozóan kell igazolni, ezért ha idén, 2016-ban foglalkoztat 1 főt, azonban 2015-ben 0 fős létszámmal rendelkezett, akkor nem pályázhat. Az utolsó teljes lezárt üzleti évében (2015) ugyanis nem rendelkezett foglalkoztatottal.
Mindig kérje pályázatírója segítségét a jogosultság megállapításához!
8. Mi is az a bejegyzett megvalósítási helyszín?
Minden pályázat megvalósítása esetében szükség van legalább egy magvalósítási helyszínre, ahová a beszerezni kívánt eszköz számvitelileg aktiválásra, beüzemelésre és működtetésre kerül, vagy éppen a megjelölt infrastrukturális és ingatlan beruházást kívánja a pályázó végrehajtani. E megvalósítási helyszínnek számos, a pályázat által támasztott feltételnek kell megfelelnie, melyek közül az elsődleges, hogy a vállalkozás cégjegyzék kivonatába bejegyzett székhelyként, telephelyként vagy akár fióktelephelyként szerepeljen. Hiszen hiába van a vállalkozás tulajdonában az adott ingatlan, ha az nem került bejegyzésre a vállalkozás cégjegyzékkivonatába, a pályázat elbírálása során azonnali elutasítással jár.
A pályázat elkészítése során a vállalkozások megvalósítási helyként megjelölhetnek bérelt ingatlant is, mint megvalósítási helyszínt. A bérelt ingatlanokkal kapcsolatban fontos tudni, hogy nem csak a vállalkozás cégkivonatában szükség bejegyezni, mint székhely, telephely vagy fióktelephely, hanem fontos, hogy rendelkezésre álljon egy olyan bérleti szerződés, melyben az ingatlan tulajdonosa biztosítja a pályázó vállalkozás számára, hogy a pályázat megvalósítási ideje és fenntartási ideje alatt a pályázat során beszerzésre kerülő eszközöket, létrehozott infrastruktúrát üzemeltetheti.
Fontos, hogy pályázati szempontból nem elegendő, ha a megvalósítás helyszíne „bejegyzés alatt” van cégkivonatukban, minden esetben hatályos székhelynek/telephelynek/fióktelepnek kell lennie.
Mindig figyeljünk arra, hogy a pályázat benyújtásakor a megvalósítás helyszíne szerepeljen a cégkivonatukban is!
A fentiekben tárgyalt pontok figyelembevétele mellett elmondható, hogy egy pályázati anyag összeállítása során fontos, hogy az adott pályázati felhívás alaposan áttekintésre kerüljön, hiszen egy jól összeállított anyag is elcsúszhat akár egy apróságon is.
